Sisuturundus

Korraldamise ootamatustest päästab hea koostöö

3. märts 2025, 16:31

Artikli foto — Foto: Jakob Meier / Createvents

Kui ettevõtte juht väärtustab oma töötajaid, saab suvepäevadest unustamatu elamus. Aga faktoreid, mis võivad korraldamisel valesti minna, on oi kui palju. Üritusturunduse rätsepaülikonda pakkuv agentuur Createvents omab kogemusi sadade meeldejäävate sündmuste korraldamises, aga ometi juhtub ka neil. Agentuuri juht Gerli Taniloo-Sunduk pajatab oma paarist „möödalaskmisest“, mis tänu kogemustele ja arvukatele koostööpartneritele siiski õnnelikult lahenesid.

Valmistasime ette ühe suurkliendi väga olulist sündmust. Tellitud oli suur telk, mida suisa mitu päeva üles pandi. Varahommikul sündmuse toimumispaika sõites avastasime ehmatusega, et mitte keegi meist polnud tegelenud valgustusega. Need mõtted, mis siis peast läbi tuhisesid – kuidas väga tähtsad külalised pimedasse telki tulevad, kuidas päevavalguse kustudes kustuvad ka meie suurkliendi suvepäevad. See on nüüd see koht, kus saab öelda südamest aitäh suurepärastele koostööpartneritele tänu kellele oli valgustus õigeks ajaks olemas ja kõik läks nii nagu oli planeeritud.

Meenub juhus kui osalesime hankel, kus üheks kriteeriumiks oli see, et kliendi sündmust juhib Eestis tuntud ja väga hea näitleja/standupper. Saime väärt õhtujuhi, võitsime hanke. Sündmuse päeval sain aga kõne, et kahjuks on õhtujuht haigestunud ega saa tulla. Süda vajus saapasäärde – no ei ole tore kliendile sellist teadet edastada. Aga nagu alati, aitavad välja head suhted heade inimestega. Mõned kiired kõned ja meil oli kliendile pakkuda kolm väga head õhtujuhti. Seda olukorda oleme ka hiljem selle kliendiga mitmeid kordi meenutanud. Nii südantsoojendav on kuulda tagasisidet: millise kergusega see lahendus sel õhtul tuli. Tore, et väljapoole paistis kõik nii lihtne ja pingevaba.

Kord saime juuni lõpus kõne kliendilt, kes soovis koos meiega korraldada ettevõtte sünnipäeva üritust. Väga tore, läksime rõõmuga appi. Aga! Sündmus pidi aset leidma juba augustis, 700le inimesele vabas õhus, koos plaan B-ga. Ürituste maailmas tähendab see katusealust, antud juhul telki. See tundus väga suur väljakutse kuna aega oli nii vähe! Tavaliselt oleks sellist sündmust hea planeerida umbes aasta jagu ette.

Kas saame veel Eestist piisavalt suurt telki, kas ja kes on vabad headest päevajuhtidest, kes valdavad kolme keelt. Kuidas üles ehitada programm nii, et oleks huvitav ja tore nii lastel kui täiskasvanutel, kuidas kaasata ka kohalikke tegijaid programmi (ka see oli kliendi soov). Kuidas lisaks cateringile kaasata toitlustajaid, kes loovad sellist festivali meeleolu jne jne. Kuna sündmus toimus kliendi enda territooriumil, tuli arvestada sealsete kohalike piirangutega. See tähendab, et tuli ringi teha liiklusskeem, vedada umbes 1000 elektrijuhet, ümber korraldada töötajaid toovad ja viivad bussid jne.

Terve juulikuu igapäevast tööd – lõputul hulgal kõnesid, e-maile, kooskõlastusi, ka pettumust kui ei õnnestunud leida parimat lahendust ja rõõmu kui saime teise variandi ja veel parema. Kohtumisi kliendiga, kooskõlastusi ja töövõite – ja no tehtud ta sai. Kliendi tagasiside ja meie jätkuv koostöö kinnitab, et sai hästi tehtud.

Sündmuse õnnestumise üheks kriteeriumiks on kindlasti see kui palju inimesi tuli kohale ja mis tundega nad lahkusid. Meie ühel suuremal kliendil – kel tavaliselt osaleb sündmusel kuni 300 inimest – on osalusprotsent alati 90% kandis. Ja kui arutasime seda kliendiga, et mis see siis on, mis nende rahva kohale toob, siis vastus oli see, et meil olete ju teie korraldamas.

Gerli Taniloo-Sunduk peab oluliseks aru saada, mis on sulle kui kliendile oluline. Kõige tähtsam on see, et inimene tunneks end hästi, kui ta ürituselt lahkub. „Meie aitame leida selle lisaväärtuse, miks inimesed peaksid vabal päeval kokku tulema. Ja kõige suurem tunnustus nii peoperemehele kui ka meile on see, kui külalised ei raatsi peolt lahkuda,” räägib agentuuri juht.

Kui sul ei ole liiga palju kogemusi suurürituste korraldamisel või kui sul puudub heade koostööpartnerite ring, kes aitavad riske maandada, siis võib vahelduseks usaldada professionaale. Nad teevad kõik sinu eest ära – ideest koristamiseni. Võta ühendust, nad kuulavad ja aitavad sind.