Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Majandustarkvara rakendamise õnnestumiseks tuleb teha põhjalikku eeltööd, teha strateegilised valikud ja hoida juurutusprotsess kontrolli all.
Majandustarkvara pakub selgroogu info hoidmisele ja kasutamisele, kommunikatsioonile ning kontrollile äritegevuse üle. Kahjuks kasutatakse sageli infoajastu poolt pakutavaid võimalusi ebapiisavalt või valesti.
Uuringute kohaselt on kolm peamist põhjust, miks majandustarkvara projektid ei õnnestu:
1) strateegilised valikud on tegemata - mida peaks majandustarkvara tegema ja mida mitte;
2) juurutusprotsess väljub kergesti kontrolli alt - see on ERP juurutusega kaasas käiv «haigus»;
3) eeltöö on puudulik.
Strateegilised valikud
Küsimus ei ole selles, missugust IT-lahendust osta, vaid selles, kuidas antud lahendusega äri teha. Seetõttu on oluline, et majandustarkvara juurutus oleks algusest peale ärikeskne ja kulu optimeeriv. Sellest johtuvalt peab ettevõtte juhtkond ärilised eesmärgid juurutusülesandeks lahti mõtestama . Näiteks võib äriliseks eesmärgiks olla ladudes asetseva kauba kapitalikulu vähendamine poole võrra, tööjõukulude kasvu peatamine või mõni muu selgelt mõõdetav eesmärk.
Samuti on oluline kirjeldada ettevõtte strateegilisi prioriteete ja konkurentsieeliseid: kuhu või kellele on ettevõte oma tegevuses fokuseerunud ning mille poolest ta on konkurentidest parem. Majandustarkvara juurutamisel on väga oluline, et uus süsteem aitaks säilitada ja parandada konkurentsieeliseid (kiirus, efektiivsus, vitaalsus, paindlikkus).
Astudes eemale majandustarkvara uutest ja laiadest võimalustest, taandub tegelikkuses kõik sellele, missugune väljundite ja kontrolli süsteem on ettevõttele optimaalne ning vajalik. Lähtuda ei saa ainult rohketest võimalustest, mida infotehnoloogia pakub. Ühendades endas väga kompleksseid võimalusi, võib ettevõte neid ära kasutades kaotada hoopis kontrolli või jõuda seisundisse, kus sama taseme kontrolli säilitamine ja kasutamine läheb uue lahendusega kallimaks.
Majandustarkvara praktiliselt lukustab äritegevuse printsiibid ja protsessid. Toetades ettevõtte tegevust, strateegiat ja eesmärke, on tulemuseks süsteem, mis on alustalaks edasisele jätkusuutlikule majandamisele. Vastupidisel juhul tuleb valida, kas maksta muudatuste eest, loobuda lahendusest või hakata kasutama «vigast» lahendust.
Hoia juurutusprotsess kontrolli all
Majandustarkvara juurutus on strateegiline investeering. Kõige olulisemad on ärilised eesmärgid - kokkuhoid, efektiivsus, tasuvus -, mitte tehniline teostatavus.
Juurutusprojekti peab kliendi poolt juhtima tegevjuht! Kui ta loobub sellest, siis võtab (tavaliselt tehniline) projektimeeskond tagaselja (tahtmatult) vastu olulisi ärilisi otsuseid. Sel juhul õnnestub projekt vaid ühel juhul kümnest.
Kui ärimudel juurutamiseks on koos, ei tohi ettevõtte tähelepanu keskenduda tarkvarale ja süsteemile, lootes, et ärilised eesmärgid järgnevad nii või teisiti. Heade kavatsustega töötajad lisavad «nice to have» funktsionaalsust, millega eksponentsiaalselt suureneb juurutuse raskus. Ja õige peatselt väljub projekt rahalisest ja ajalisest dimensioonist.
Tee võimalikult detailne eelanalüüs
Eelanalüüs on kindlustuspoliis, mis tagab suuremate kahjude ärahoidmise. Minu praktika kohaselt moodustab investeering eeltöösse 10-20 protsenti kogu majandustarkvara maksumusest. Kümnendik eelarvest tasub kulutada, et tagada ülejäänud 90 protsendi raha tasuv paigutamine.
Analüüsitöö on lähteülesande püstitus majandusarvestuse infosüsteemile esitatavatele nõuetele. Antud nõuetele otsitakse vastuseid läbi üheksa küsimuse:
1) Milliseid tegevusi peab majandustarkvara võimaldama kajastada?
2) Milliseid andmeid ja registreid peab majandustarkvara suutma käsitleda?
3) Milliseid aruandeid peab majandustarkvarast kätte saama?
4) Millised ärilised põhimõtted peavad leidma majandustarkvaras rakendamist?
5) Kuidas toimub majandusinfo liikumine ja toimivad protsessid?
6) Milliseid andmemahtusid peab tarkvaraga suutma käsitleda?
7) Kuidas majandustarkvara asetseb terviklikus infosüsteemis?
8) Mis tingimused esitatakse käideldavusele?
9) Millised ärilised eesmärgid ja neist tulenevad funktsioonid on kõige tähtsamad?
Küsimustele vastamine on keeruline ja aeganõudev tegevus. Praktikas võiks eelanalüüsile kuluda rohkem aega kui juurutusele endale. Täiesti normaalne on ka see, et ettevõtetel ei ole piisavat kompetentsi majandustarkvarale lähteülesande püstitamiseks. Paremate tingimuste ja tagatistega kindlustuspoliisi saab majandustarkvarast sõltumatute konsultantide kaasamisel.
Majandustarkvara hakka valima alles pärast analüüsitööd. Siis ka tead, milles pead kompromisse tegema ja kui suures ulatuses.
Sander Kaus
ASi Helmes ärisüsteemide valdkonna juht
sander.kaus@helmes.ee