Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Eestis on registreeritud ligikaudu 8300 korteri-, garaazhi-, suvila- ja muud kinnisvara hooldamisega tegelevat ühistut.
Korteriühistute laiaulatuslik loomine on tingitud eelkõige vajadusest korraldada eluasemete igapäevast ülalpidamist. Aktiivsed elanikeühendused aitavad maju paremini korrastada ja inimestel oma kinnisvara efektiivselt majandada. Ühistute tegevuse eripära arvestades on turul tekkinud vajadus ka spetsiaalse raamatupidamistarkvara järele.
Eesti majandustarkvara turul on olemas nii integreeritud standardlahendused kui ka ainult spetsiifilisi töölõike katvad moodulid (kassasüsteemid, laomoodulid, palgasüsteemid). Ettevõtte töö efektiivsuse seisukohalt on loomulikult parim integreeritud lahendus, sest andmesisestus on ühekordne ja juba sisestatud andmeid saavad kasutada kõik ettevõtte üksused.
Korteriühistu raamatupidamise spetsiifika erineb oma olemuselt suuresti äriettevõtte omast. Lähtudes korteriühistu vajadustest, on tekkinud peale äriettevõtte raamatupidamisprogrammide ka korteriühistu spetsiifikat katvad lisamoodulid ja eraldi programmid üüriarvestuse tarbeks.
Ühitatud raamatupidamis- ja üüriarvestusprogrammi (FirstOffice korteriühistule, Reeni+Spiraal, Eeva+üüriarvestus) puhul peaks tarbija silmas pidama kogu paketi maksumust.
Eraldi üüriarvestusprogramm võib küll olla soodsam, kuid ei võimalda raamatupidamistoiminguid. Samuti peab arvestama andmete dubleerimisega raamatupidamistarkvaras ja üüriarvestusprogrammis. Andmete üleviimisega ühest programmist teise tekib rohkem vigu. Samuti puudub võimalus saada hetkearuandlust.
Arvestades korteriühistu tavaraamatupidaja vähest arvuti kasutamise kogemust, on turulolevad raamatupidamise ja üüriarvestuse kooslused üldjuhul liialt keerukad.
Programmi kasutuselevõttu hõlbustavad toote lihtne ja loogiline ülesehitus, mugavad funktsiooninupud, mitme akna funktsionaalsus, klahvikombinatsioonid kiirvalikuteks.
Korteriühistule kohandatud raamatupidamisprogrammi kasutuselevõtt suurendab raamatupidamisandmete usaldusväärsust ja raamatupidaja töö efektiivsust.
Programm võimaldab juhatusel kiiresti kontrollida nii ühistu kulude-tulude olukorda, finants-majanduslikku seisu kui ka raamatupidaja tegevuse õigsust.
Programmi abil saab ka vajalikke andmeid ja aruandeid, et selgitada ühistu liikmetele maksete objektiivset vajalikkust ning muuta ühistu majandustegevus jälgitavaks ning läbipaistvaks.
Tarkvara soetamisel peaks ühistu ka silmas pidama, et tarkvara oleks ühitatav moodsate operatsioonisüsteemidega ega nõuaks liialt arvutiressursse.
Kuidas valida tarkvara?
Korteriühistu raamatupidamistarkvara valimisel tuleb silmas pidada, et tarkvara võimaldaks teha järgmisi toiminguid:
Koostada korteriomanikele, rentnikele ja üürnikele väljastatavaid arveid ja viivisarveid
Arvestada, kontrollida ja prognoosida täielikke või osalisi laekumisi
Jälgida ja analüüsida korteriomanike, rentnike ja üürnike võlgnevusi
Koostada ja hallata kulude, näidikute ja korterite registreid
Jaotada paindlike jaotusmeetoditega automaatselt kulusid korteriomanike vahel
Arvestada soojus- ja veekadusid
Koostada hankijate registrit
Arvestada ja analüüsida hankijate tasumata arveid ja kreeditarveid
Tasuda osaliselt või täielikult hankijate arveid
Vormistada kassa sissetuleku- ja väljaminekuordereid
Pidada kulude arvestust kululiikide ja perioodide järgi
Kasutada spetsiaalselt korteriühistutele ette nähtud standardkontoplaani või teie ühistus juba kasutusel olevat kontoplaani
Koostada ühistu bilanssi ning kasumi- ja saldoaruannet
Pidada pearaamatut ja päevaraamatut
Koostada automaatselt raamatupidamislausendeid
Kujundada ja kasutada korteriomanikele väljastatavate arvete erinevaid vorme
Peale nende omaduste on oluline programmi väljaõpe, edasine tootetugi (telefonikonsultatsioon) ja toote arendus. Soovitan valida majandustarkvara tootja, kes on olnud turul juba pikka aega ning suudab kiirelt reageerida turuvajadustele (kohandada vajadusel tarkvara muutunud raamatupidamis- ja maksuseaduse nõuetele vastavaks).
Tuuli Simm
GT Tarkvara OÜ
tuuli@soft.ee