Audit: politsei peadirektor on krediitkaardiga teinud korduvalt küsitavaid kulutusi

Siseminister Hanno Pevkur ja Elmar Vaher. Foto: Sander Ilvest

Siseministeeriumi poolt läbi viidud audit paljastas, et politsei- ja piirivalveameti peadirektor Elmar Vaher ei ole krediitkaardi kasutamisel ja selle kohta aruandluse esitamisel alati järginud ametis kehtestatud nõudeid – tehtud on kulutusi, mida ei oleks pidanud krediitkaardiga tegema, samuti on puudulik aruandlus.

PPA peadirektor ei ole krediitkaardi kasutamisel ja selle kohta aruandluse esitamisel alati järginud ametis kehtestatud nõudeid, selgub siseministeeriumi auditist.

Krediitkaardiga on tehtud kulutusi, mida oleks saanud või pidanud tegema muul viisil kui kaardiga. Krediitkaardiga tehtud kulude kohta ei ole tähtaegselt esitatud aruandlust, kuludokumentidel ei kajastu piisavaid selgitusi, mistõttu esineb olulisi piiranguid kulude sihipärasuse ja otstarbekuse hindamisel ning kulude põhjendatuse kontrollimine on raskendatud.

PPA peadirektori kasutuses oli eelmise aasta jooksul üks krediitkaart.

Krediitkaardiga on õigus tasuda välisriigis õhusõidukitega seotud kulud, välislähetusega seotud kulud, pikaajalise (kestusega üle ühe aasta) välislähetuse korral majandamiskulud, muud teenistusest tulenevad erakorralised kulud.

Perioodi 1.01.-30.11.2015 jooksul krediitkaardi kasutamist kajastavate kuluaruannete kontrollitoimingutel ilmnes, et tasutud on teenuste ja kaupade eest (toitlustus- ja majutuskulud, meened, praamipiletid, matkasaapad ja kõrvaklapid), mille käsitlemine teenistusest tulenevate erakorraliste kuludena on küsitav.

Siseaudiitori hinnangul ei arvestanud peadirektor krediitkaardiga matkasaabaste soetamisel ametis kehtestatud vormiriietuse tellimise, väljastamise ja tagastamise korda, mis sätestab PPA teenistujatele vormiriietuse tellimise, väljastamise korra ja nõuded.

Vormiriietuse kulujuhi poolt on tehtud 02.12.2015 eitava kinnituse kohane märge «palun lisada täiendav põhjendus nöörsaabaste ostu kohta». Täiendavat põhjendust peadirektor ei esitanud, vaid esitas avalduse saabaste kulu palgast kinnipidamiseks, mis kajastub palgaarvestuses.

Krediitkaardi kuludokumentides kajastub kõrvaklappide soetamine peadirektori puhkuse ajal.

Avaliku teenistuse seaduse kohaselt peatub avaliku võimu teostamise õigus puhkuse ajaks. Kuigi ameti peadirektori tööülesannete täitmisest tulenevaid erisusi saab mõista, ei ole siseaudiitori hinnangul puhkuse ajal krediitkaardi kasutamine selleks ilmselget erakorralisust omamata põhjendatud ja kooskõlas ameti krediitkaardi kasutamise reeglitega. Samuti ei ole peadirektor krediitkaardiga kõrvaklappide soetamisel arvestanud ametis kehtestatud väikeostude sooritamise korra nõudeid, mis reguleerib ametis väikeostude tellimuste esitamist ja menetlemist ning ostude sooritamist.

Soetatud kõrvaklappe saab hinnata põhjendatuks peadirektori ja teiste juhtkonnaliikmete poolt teenistusülesannete täitmisel kasutamiseks, kuid soetamise viis ja aeg ei olnud kooskõlas ametis kehtestatud reeglitega.

Veel ilmnes, et kaheksast aruandest seitsmel juhul ei ole aruanded koostatud tähtaegselt.

Krediitkaardiga 16.08 tehtud tehingu kohta summas 17,80 eurot on esitatud palgast kinnipidamise avaldus 8.10, umbes kaks kuud hiljem. Krediitkaardiga 22.06 tehtud tehingu kohta summas 9,60 eurot on esitatud palgast kinnipidamise avaldus 3.08, samuti 2 kuud hiljem. Auditi toimingutel ilmnes, et 2015. aasta detsembrikuu tehingu kohta summas 68 eurot (toitlustuskulud neljale inimesele) oli peadirektoril kuluaruanne esitamata.

PPA vastas auditile järgnevalt:

• Raamatupidamises tehakse kanded koonddokumendi alusel, milleks on kuluaruanne. Tekkinud kulud kajastatakse raamatupidamises tekkinud kuu viimase kuupäevaga või kui kuluaruande esitamine on oluliselt hilinenud, siis esimeses avatud perioodis või kuluaruande esitamise kuus. Kaarditehinguid ei sisestata üksikdokumentidel näidatud kuupäevade kaupa, vaid need on kuluaruande lisadeks. Kajastatud kulud on õiges majandusaastas lähtuvalt nende majanduslikule sisule.
• Kui kuluaruandes on juba toodud osalejate arv ja sisu, siis ei ole kuludokumentide pöördel info dubleerimine vajalik ning selle puudumine algdokumendi juures ei too kaasa majandusliku sisu ekslikku määratlemist. Kuluaruandes on ühene viide konkreetsele algdokumendile.
• PPA ei saa nõustuda seisukohaga esiletoodud ostude suhtes, et neid ei saa käsitleda teenistuses tulenevate erakorraliste kuludena. Mõiste «erakorraline» antud korra tähenduses tähendab olukorda, kus tavapäraste ostuprotsesside menetlemiseks kuluva ajaga ei ole võimalik toodet või teenust saada. Enamuse toodud näidete (toitlustus- ja majutuskulud, meened ja praamipiletid) osas oleme seisukohal, et tegemist oli erakorralise kuluga, milleks kaart on ette nähtud.
• PPA ei saa nõustuda, et kulude palgast kinni pidamise avalduse esitamise aeg on ebamõistlik. Kaarditehingute kuluaruanne koostatakse tehingu toimumisele järgneva kuu teises pooles, kus ilmnevad kulutused, mis tuleks palgast kinni pidada või kinni maksta. Seepärast võib avalduse esitamine toimuda kas aruande koostamise kuus või sellele järgnevas kuus. Antud kuupäevad seda kinnitavad, et avaldused on esitatud kuluaruande koostamisele järgneval kuul.
• PPA on seisukohal, et algdokumendile kulu tekkimise selgituse lisamine pole vajalik, kui vastav info sisaldub kuluaruandes. Enamusel juhtudel vastav info kuluaruandes sisaldus, mistõttu ei olnud selle kordamine kuludokumendil enam vajalik.
• Nõustume krediitkaardiga puhkuse ajal kõrvaklappide soetuse kohta esitatud käsitlusega.  
• Peadirektor on edaspidi hoolsam krediitkaardi kasutamise, sellega seotud aruandluse ja kulude dokumenteerimise nõuete täitmisel.
• PPA instrueerib täiendavalt peadirektori kuluaruandeid töötlevaid teenistujaid tagamaks tõhusam menetlus. Samuti vaatab PPA läbi pangakaartide kasutamise ja lähetuste korrad.

Siseaudiitor leidis aga, et kui pooltel kuluaruannetel on märgitud kulu selgituseks ürituse kohta «kohtumine koostööpartneritega», ei ole piisavalt tagatud selgus ja arusaadavus kulu põhjendatuse hindamiseks. Osalejate arvu kohta raamatupidamise poolt kuluaruannetel käsitsi tehtud märkmed ei ole paljudel juhtudel võrreldavad kulu algdokumentidel kajastatuga.

Kui asutuses kehtiv kord näeb ette kuluaruande esitamise kulu tekkimise aruandekuu viimase tööpäeva seisuga ja kulutuste tegemisel saadud kuludokumentidele kulu tekkimise selgituste esitamise kohustuse, aga tegelikus praktikas need nõuded ei ole osutunud põhjendatuks, tuleks asutuses muuta reegleid.